Datová schránka a její používání
V roce 2023 dojde v oblasti datových schránek k dalším výrazným změnám. Budou se ze zákona automaticky zakládat všem podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám, které ji dosud nemají (např. právnické osoby zapsané ve spolkovém a nadačním rejstříku či v rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšné společnosti). Všechny tyto subjekty ji budou mít zřízenou nejpozději do konce března 2023.
CO JE DATOVÁ SCHRÁNKA?
Datová schránka je virtuální elektronická schránka. Její zřízení je bezplatné. Pokud ji máte bude vám chodit většina úřední pošty právě do datové schránky. Můžete z ní samozřejmě i odepisovat. Za datové zprávy úřadům neplatíte poštovné a zpráva je doručena prakticky hned poté, co ji odešlete. Pro komunikaci s firmami nebo jinými fyzickými osobami slouží poštovní datové zprávy, jejichž odesílání stojí 5 Kč. Přijímání těchto zpráv není zpoplatněno.
Přidanou hodnotou datových schránek při komunikaci s úřady je ověření vaší identity, díky které mají vámi odeslané datové zprávy hodnotu doporučeného dopisu, který jste vlastnoručně podepsali.
Při zřízení datové schrány totiž musí být ověřena vaše identita, takže se přes systém datových schránek přihlásíte i na státní portály bez další potřeby ověření. Dostanete se tak například do informačních systémů sociální (e-Portál) i finanční správy (MOJE daně). Přes datovou schránku podáte také všechna povinná přiznání a bezplatně se můžete dostat k výpisům z rejstříků a registrů, za které byste museli na Czech Pointu platit.
CO JE POŠTOVNÍ DATOVÁ ZPRÁVA (PDZ)?
- pohodlný, spolehlivý a moderní způsob komunikace
- elektronická obdoba doporučené zásilky
- slouží k vzájemné obchodní komunikaci uživatelů datových schránek
- může nahradit osobní kontakt uzavření smlouvy, ohlášení změny či některé úkony s využitím elektronického podpisu) a zasílání dokumentů doporučenou zásilkou
- prokazatelný způsob komunikace a doručení (zpráva je považována za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky nebo nejpozději 10. dnem od dodání zprávy.)
JAKÉ JSOU VÝHODY KOMUNIKACE PŘES PDZ?
- Prokazatelnost (vždy dokážete, že jste dokument poslali v pořádku a včas)
- Garantované dodání (elektronická obdoba doporučené zásilky)
- Ověřená identita odesílatele (na rozdíl od běžné elektronické pošty přesně víte, kdo s Vámi komunikuje)
- Bezpečnost (PDZ využívá Informační systém datových schránek)
- Pohodlnost (PDZ posíláte přímo ze svého počítače)
- Úspora času (vaše zpráva dorazí rychleji než doporučená zásilka, nemusíte nic tisknout a nikam chodit)
- Úspora nákladů (neplatíte za obálku, papír ani tisk dokumentu)
VĚDĚLI JSTE?
Věděli jste, že datové zprávy zůstávají uložené v datové schránce pouze 90 dnů? Datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech, takže už nepřijdete o žádnou důležitou zprávu.
CO JE DATOVÝ TREZOR A CO UMÍ?
- Uchovává vaše zprávy. S Datovým trezorem vaše zprávy po 90 dnech nezmizí, ale zůstanou na svém místě. Smazat je můžete pouze vy.
- Automaticky pracuje za vás. Datový trezor vás zbaví únavné archivace zpráv. Odpadá zbytečné tištění dokumentů, zakládání do šanonů nebo adresářů počítače nebo označování časovými razítky. Datový trezor ukládá vaše zprávy automaticky, takže se už o nic nemusíte starat.
- Usnadní vaši práci. Díky tomu, že uložené zprávy zůstanou přímo v datové schránce mezi ostatními zprávami, už nebudete ztrácet čas jejich hledáním v tištěné podobě nebo složkách počítače. U každé uložené zprávy se objeví funkční tlačítko, pomocí kterého můžete zprávy jednoduše vymazat a určit tak, které si přejete i nadále archivovat.
- Šetří vaše náklady. Datový trezor je finančně nejvýhodnější v porovnání například s autorizovanou konverzí mnohdy i několikastránkového dokumentu, nebo s náklady na pořízení a provoz vlastní spisové služby.
- Posiluje ochranu dat. Česká pošta zodpovídá za ochranu dat uložených v Datovém trezoru, takže se nemusíte obávat, že se vaše datové zprávy dostanou do nepovolaných rukou.
- Prodlužuje platnost zpráv. Na rozdíl od dat archivovaných vlastními silami, třeba vytištěním, zprávy uložené v Datovém trezoru neztrácejí platnost.
- Máte na výběr. Datový trezor můžete využívat na základě smlouvy nebo bez závazků s využitím kreditního systému. V závislosti na zvoleném typu datového trezoru si můžete vybrat z široké nabídky kapacit a období uložení zpráv.
CO ZNAMENÁ POJEM „FIKCE DORUČENÍ“?
Díky takzvané fikci doručení jsou datové zprávy považovány za doručené nejpozději po 10 dnech od okamžiku, kdy dorazí do vaší datové schránky? Úřady, exekutoři, soudy nebo jiné orgány veřejné moci, které vám zprávu odeslali, tak mohou vyvodit stejné právní důsledky, jako kdybyste obsah zprávy znali.
Nejjednodušší způsob, jak minimalizovat riziko právních nesnází, je aktivace SMS upozornění. Na každou příchozí zprávu vás tak upozorní informační SMS.
PROČ JE DOBRÉ VYUŽÍT SLUŽBU SMS UPOZORNĚNÍ?
- Kontrolu datové schránky pusťte z hlavy
Už nemusíte každý den kontrolovat vaši datovou schránku nebo se bát, že přehlédnete nově příchozí datovou zprávu. O každé nové zprávě se dozvíte díky informační SMS.
- Upozornění na nové zprávy kdykoliv a kdekoliv
Informační SMS vám dorazí na mobilní telefon v oblasti s pokrytím mobilního operátora na území České republiky.
- Bez smlouvy a nastavení
Pro využívání této služby není potřeba uzavírat žádnou smlouvu. Zasílání informačních SMS si objednáte přímo v nastavení datové schránky. Na váš mobilní telefon nemusíte nic instalovat, ani ho speciálně nastavovat.
DOPORUČENÍ PRO SVJ?
Je potřeba aby alespoň jeden z členů statutárního orgánu byl schopen datovou schránku obsluhovat.
Použití datové schránky se od roku 2023 nevyhnete a důsledky jejího nepoužívání budou mohou být velmi nepříjemné.
